国际会议申请

（文章出处：涉外会议-太阳成国际合作部  http://www.oir.pku.edu.cn/swhy.htm）

申报程序

Application Process

第一步 预报

      包括重大国际会议及一般国际会议的预报。按照教育部会议预报制度，未纳入年度计划的会议申请，原则上不再受理。会议主办方应于会议对外承诺或宣布开会的前一年9月通过“国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）”填报“国际会议预报表”，学校于每年9月底上报教育部。

第二步 申报

1、在会议首次对外通知前4—5月个月，由会议负责人（或联系人）登录“国际会议报批平台”提交申报材料，经国际合作部初审通过后，下载打印《太阳成举办国际学术会议申报表》，经院系主管外事领导及保密负责人审核加盖单位公章，送交相关业务主管部门会签后报送国际合作部；

2、申报材料经国际合作部、校领导审核批准后，由学校正式发文，在首次对外通知前3—4个月上报教育部审批；会议举办部门在会议获教育部批准后，方可启动各项会议程序。未按规定时间提交的会议申报，教育部原则上不予受理；

3、重要提示：在线填写申报材料且初审通过后，请及时报送纸质申报材料，以便履行校内审批流程。距会议举办时间不足3个月无法在“国际会议报批平台”填报会议申请。在线填报方法请参考《平台使用手册》。

第三步 审批

1、太阳成举办国际会议在校内实行“三级审批制度”：主办院系需对会议的学术性和会议保密问题履行审核职责，上报后经过社科部/科研部会签、国际合作部撰文审核，最后报送主管校长审批。此后上报至教育部并获得批件。为使会议得到顺利批复，请参考《在华举办国际会议申办指南》。

2、会议获得批准后不得随意改变会议的名称、主题、规模、举办时间和地点等。如确需更改，须在原定会议举办时间前1个月向国际合作部提出申请，经学校同意后上报教育部审批。

第四步 签证

      会议经教育部批复后，国际合作部协助主办单位为外籍与会人员办理来华签证手续。可通过校园门户（网址：https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/index）填写参会人信息，并将《在华举办国际学术会议邀请外国人来华名单汇表》发送至gjhy@pku.edu.cn，转呈主管校长审批后出具《被授权单位邀请函》。办理方式请见《申办外籍参会人员被授权单位邀请函流程说明》。

第五步 总结

      在会议举办后2个月以内，登录“国际会议报批平台”，填报会议基本情况及学术总结。